Καινοτομία

Χρήσιμα tips από τους "βετεράνους" για τη δουλειά από το σπίτι

Η ομάδα του bizrupt.gr έρχεται να μας δώσει τα φώτα της! Η δουλειά από το σπίτι ή πιο σωστά remote working, είναι πλέον γεγονός. Ο κορωνοϊός έχει αλλάξει τα πάντα στην καθημερινότητα μας και τώρα πλέον και τον τρόπο δουλειάς μας. Για πολλές μεγάλες εταιρίες η εξ αποστάσεως εργασία είναι μια πάγια πρακτική που έχει τους κανόνες της. Οι "γκουρού" του χώρου δίνουν χρήσιμα tips για να είμαστε ευέλικτοι και αποτελεσματικοί δουλεύοντας από το σπίτι.

"Κανείς δεν είπε ότι από τη μια μέρα στην άλλη θα γίνουμε ένα digital έθνος, και μάλιστα λόγω ενός ιού. Μην ξεχνάμε, επίσης, πως πολλά επαγγέλματα δεν μπορούν να λειτουργήσουν μέσω τηλε-εργασίας. (Στο εξής θα χρησιμοποιούμε τον όρο “remote working”.) Άρα, τι κάνουμε; Πώς γίνεται να μείνουμε παραγωγικοί και να μην κάψουμε τον εγκέφαλο μας μένοντας 12 ώρες μπροστά από μία οθόνη;

Σε αυτά τα ερωτήματα προστίθεται ένα ακόμα μεγαλύτερο ερώτημα, αυτή τη φορά από τους εργοδότες. Όπως εμείς δεν ήμασταν προετοιμασμένοι να δουλέψουμε από το σπίτι μας, έτσι δεν ήταν προετοιμασμένες και πολλές επιχειρήσεις ή δεν είχαν καν κουλτούρα με online/digital προσανατολισμό. Γι’ αυτό τον λόγο οι εργοδότες εμφανίζονται αρκετά δύσπιστοι απέναντι σε αυτή την τακτική. Τι πρέπει, λοιπόν, να γίνει από την δική τους πλεύρα; Χρειάζεται εμπιστοσύνη, πρώτα στους εργαζομένους κι έπειτα στην τεχνολογία! 

Αν είσαι εργοδότης… Υπάρχουν πολλά παραδείγματα ελληνικών επιχειρήσεων που έχουν υιοθετήσει εδώ και καιρό το remote working, από τα οποία μπορείς να πάρεις έμπνευση και ιδέες. Επίσης, είναι απαραίτητο να εφοδιάσεις τους εργαζομένους σου με τα κατάλληλα εργαλεία για να μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους: προγράμματα που ενδεχομένως είναι απολύτως απαραίτητα, εργαλεία επικοινωνίας με τους συναδέλφους και μαζί σου, εργαλεία οργάνωσης και συντονισμού, αλλά και online αποθήκευσης. Η συμβουλή μας είναι, εάν δεν έχεις μεριμνήσει ήδη για τα εργαλεία αυτά, να πάρεις λίγο χρόνο για να βρεις τα κατάλληλα ή να αναθέσεις σε κάποιον με μεγαλύτερη τεχνολογική εξοικείωση να το κάνει για λογαριασμό σου.

Στο τέλος του άρθρου θα βρεις μερικές προτάσεις εργαλείων που θα σου φανούν χρήσιμα, είτε είσαι εργοδότης, είτε εργαζόμενος.

Η τεχνολογία είναι με το μέρος όλων μας! Το μόνο που χρειαζόμαστε είναι ένας υπολογιστής και μία καλή σύνδεση στο Internet. Και που ξέρεις, μετά από αυτή την περιπέτεια ίσως γίνεις κι εσύ Digital Nomad!

Ως Bizrupt, ζητήσαμε μερικά tips από όσα μέλη και φίλους έχουμε που εδώ και χρόνια δουλεύουν remotely, για εταιρείες εντός και εκτός Ελλάδας! Οι απαντήσεις που πήραμε, σαφώς, εκφράζουν την προσωπικότητα του ανθρώπου που τις μοιράστηκε. Είναι, όμως, πολύ χρήσιμες για εσένα που πρώτη φορά καλείσαι να εργαστείς από το σπίτι και δεν ξέρεις πώς να το κάνεις αυτό! Μπορεί σε αυτά τα tips να βρεις τον εαυτό σου.

Σταύρος Μπαστάκης, Frontend Engineer @Omilia ltd

  • Φτιάξτε τον χώρο εργασίας σας ώστε να νιώθετε όσο πιο άνετα γίνεται. Κατά προτίμηση, επιλέξτε ένα άδειο ή μη χρησιμοποιούμενο δωμάτιο κι εκεί δημιουργήστε το νέο σας γραφείο με μια άνετη καρέκλα και ένα έπιπλο που να σας εξυπηρετεί.
  • Διαχειριστείτε τους περισπασμούς. Μείνετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά, είναι πολύ εύκολο να αρχίσετε να κάνετε δουλειές του σπιτιού, όπως να πλύνετε τα πιάτα, να βάλετε πλυντήριο ή να μαγειρέψετε. Η 1η συμβουλή μπορεί να βοηθήσει πολύ σε αυτό!
  • Μην ξεχνάτε να κάνετε διαλείμματα. Είναι εύκολο να απορροφηθείτε τόσο πολύ με τη δουλειά που να ξεχνάτε να σταματάτε για λίγο ανά τακτά χρονικά διαστήματα -δεν υπάρχει και κανένας συνάδελφος για να σας σκουντήξει να πάτε μαζί για διάλειμμα.
  • Να επικοινωνείτε όσο γίνεται περισσότερο με την υπόλοιπη ομάδα. Σε περίπτωση που κολλήσετε, μιλήστε σε κάποιον συνάδελφο για να σας βοηθήσει. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που σας παρέχονται για να ενημερώνετε για την πρόοδό σας με τα tickets/αιτήματα εξυπηρέτησης που έχετε να επιλύσετε και να αφήνετε σχόλια στα tickets/αιτήματα εξυπηρέτησης. Και τέλος, χρησιμοποιήστε το εταιρικό chat για να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους για προβλήματα, ή ακόμα και για να κάνετε λίγο πλάκα!

Μιχάλης Βελονάκης, Frontend Developer @Weave Education

  • Λογικά οι περισσότεροι εργοδότες δεν θα εμπιστεύονται ότι μπορείτε να δουλέψετε από το σπίτι. Δείγμα ότι κι αυτοί είναι ανώριμοι, αλλά τέλος πάντων, φροντίστε να τους διαψεύσετε!
  • Διατηρήστε τη σωστή επικοινωνία με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας. Μια πολύ καλή λύση έχει αποδειχθεί ότι είναι το Slack, αλλά ακόμα και πιο “κοινοί” τρόποι επικοινωνίας μπορεί να κάνουν τη δουλειά, όπως το Skype αλλά ακόμα και το messenger (του facebook). Για το τελευταίο όμως λίγη προσοχή για να μη σας αποσπάσουν την προσοχή άσχετες συζητήσεις.
  • Οι βιντεοκλήσεις (και το share screen) σώζουν ζωές! Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σχετική άνεση στη χρήση τους.

Νίκος Αποστολάκης, Site Reliability Engineer @Citigroup

  • Για να διατηρήσουμε και να βελτιώσουμε την απόδοση μας όταν δουλεύουμε εξ’ αποστάσεως πρέπει να αισθανόμαστε άνετα. Αυτό όμως διαφέρει από άνθρωπο σε άνθρωπο. Άλλοι έχουν ανάγκη να δουλεύουν με το κοστούμι τους ακόμα και όταν δουλεύουν από το σπίτι, προκειμένου να διατηρήσουν την συγκέντρωση και απόδοση τους. Άλλοι αισθάνονται πιο άνετα και είναι πιο παραγωγικοί με τις πυτζάμες τους ή ένα t-shirt.
  • Γενικά το δωμάτιο εργασίας πρέπει να είναι σε ένα ήσυχο σημείο στο οποίο δεν υπάρχουν απρόσκλητες επισκέψεις.
  • Επειδή η εργασία από απόσταση είναι μοναχική υπόθεση, καλό είναι να χρησιμοποιούνται εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας όπως η βιντεοκλήση, ώστε να ελαττώνεται η μοναξιά και να βελτιώνεται η ποιότητα της επικοινωνίας με την ομάδα.
  • Συνήθως, όταν εργαζόμαστε από απόσταση, δεν κινούμαστε αρκετά οπότε πρέπει είτε να κάνουμε συχνά διαλείμματα ή κάποιου είδους γυμναστική μετά τη δουλειά.
  • Όταν συνδεόμαστε σε ένα meeting καλό είναι να έχουμε το μικρόφωνο μας κλειστό εξαρχής.
  • Πρέπει να χρησιμοποιούμε τα εργαλεία συνεργασίας, πχ. Jira, Trello, κτλ. για να καταγράφουμε πράγματα που υπό συμβατικές συνθήκες θα λέγαμε αυτοπροσώπως στους συναδέλφους μας.

Ζαχαρένια Ατζιτζικάκη, VP Design @Workable

  • Φροντίστε να χρησιμοποιείτε ακουστικά όταν κάνετε βιντεοκλήσεις και να κλείνετε το μικρόφωνο όταν δεν μιλάτε. Ακόμα κι ο ήχος της πληκτρολόγησης είναι εξαιρετικά εκνευριστικός όταν προσπαθείς να συνεννοηθείς. 
  • Δουλέψτε τη γραπτή επικοινωνία σας. Προσπαθήστε να είστε σαφείς και άμεσοι, χωρίς να είστε απότομοι. Όταν χρειάζεστε κάτι, προσπαθήστε σε ένα μήνυμα να εξηγήσετε τι και πως, έτσι ώστε να μην πρέπει να σας ρωτήσει ο συνεργάτης σας για να μάθει λεπτομέρειες. 
  • Αποφύγετε να δουλεύετε απ’ το κρεβάτι, ή φορώντας πιτζάμες. Βοηθήστε τον εαυτό σας να βάλει όρια στη μέρα σας, καθώς ελλείψει commute είναι εύκολο να “ξεχειλώσει” το ωράριό σας. 
  • Το WFH (Work From Home) δίνει μια καλή ευκαιρία στις εταιρείες να κάνουν την εσωτερική επικοινωνία πιο ασύγχρονη. Μήπως εντέλει αυτό το εβδομαδιαίο status meeting μπορεί να αντικατασταθεί με ένα email; Μήπως θα γλιτώνατε πολλές ερωτήσεις αν δουλεύατε το documentation σας; 
  • Αν σας λείπει η επικοινωνία, μπορείτε πάντα να φτιάξετε ένα ανοιχτό video conference στο οποίο να συμμετέχει όποιος θέλει (Παρασκευή απόγευμα είναι μια καλή ώρα γι’ αυτό). Δεν είναι ανάγκη η συζήτηση να ‘χει σχέση με την δουλειά! Μοιραστείτε αστεία απρόοπτα από τη μέρα σας ή συστήστε το κατοικίδιό σας στην ομάδα.

H Ζαχαρένια είχε μιλήσει για το remote working στο 1ο Open Coffee Heraklion, το οποίο διοργανώνει η ομάδα του Bizrupt. Μπορείς να δεις την ομιλία της εδώ:

Μαριάννα Σιούτη, Head of Product @Enartia

  • Κρατήστε ένα σταθερό ρυθμό στα meeting, καθημερινά και ανα εβδομάδα, για κάθε ομάδα και την διοίκηση. Βοηθάει στην επαφή και το συντονισμό.
  • Τα meeting και οι online συναντησεις καλό είναι να μπαίνουν σε online calendar για να το θυμούνται όλοι και να οργανώνουν τον χρόνο τους.
  • Σημαντικά είναι τα meeting recordings για να μπορούν να τα παρακολουθήσουν και όσοι δεν έκαναν join live. Σχεδόν όλα τα εργαλεία για meetings παρέχουν δυνατότητα recording.
  • H digital υπογραφεί είναι απαραίτητη. Ένα πολύ καλό εργαλείο γι’ αυτή τη δουλειά είναι το Dochub (υποστηρίζει αποθηκευση της υπογραφης).
  • Πολύ σημαντικό είναι να κάνουμε πραγματικά διαλείμματα, μακριά από το πληκτρολόγιο. Κάντε διάλειμμα για φαγητό στην κουζίνα!
  • Αν η εργασία σας το επιτρέπει, και αποδίδετε καλύτερα όταν δουλεύετε χωρίς κανέναν περισπασμό, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις απογευματινές ώρες που είναι πιο ήσυχες… κανένας δεν σας μιλάει στο chat ή δεν θα σας στέλνει email για να απαντήσετε asap.

Στέλλα Λάζαρη, Digital Marketing Associate @Enartia

  • Ορίστε τον χώρο εργασίας σας και μην δουλεύετε από τον καναπέ! Δεν βοηθάει στη συγκέντρωση, ούτε στη μέση σας.
  • Αν δεν έχετε ξανακούσει για την pomodoro technique, δοκιμάστε την. Πρόκειται για μια τεχνική που βοηθάει στη διατηρηση της συγκεντρωσης και του time management.
  • Αυτό το διάστημα που έχετε τα παιδιά στο σπίτι και χρειάζεται να τα κρατάτε απασχολημένα όσο εσείς εργάζεστε, ψάξτε και online προγράμματα που σίγουρα θα τους αρέσουν. Προτείνω τη σελίδα του Εθνικού Θεάτρου, στην οποία θα βρείτε πολλές και καλές παιδικές θεατρικές παραστάσεις των προηγούμενων ετών.

Αριστείδης Σταθόπουλος, Lead developer @ThemeFusion

  • Φροντίστε να έχετε μία καλή καρέκλα για να μην τραυματιστεί η μέση σας, σκεφτείτε τι καρέκλα θα είχατε κανονικά στο γραφείο μέσα στην εταιρεία. Για τον ίδιο λόγο, καλό είναι να σηκώνεστε ανά 20 λεπτά και να περπατάτε λίγο, έστω κι αν πάτε μέχρι το ψυγείο για να πιείτε νερό.
  • Αν καπνίζετε, μην έχετε τα “σύνεργα” δίπλα σας. Καλύτερα αφήστε τα δίπλα σε ένα παράθυρο, διαφορετικά είναι πολύ πιθανό να καπνίζετε συνεχώς σαν φουγάρο, μπροστά από μία οθόνη.
  • Αν δουλεύετε σε standing desk, φορέστε ακουστικά και βάλτε μουσική για να κινείστε λίγο, έστω και επί τόπου. Η απόλυτη ακινησία δημιουργεί προβλήματα.
  • Προσέχετε πάρα πολύ τι τρώτε όσο δουλεύετε. Αν μασουλάτε συνεχώς, χωρίς μέτρο, θα πάρετε 10-20 κιλά πριν καν το καταλάβετε!
  • Αν μένετε μόνοι σας και πιστεύετε ότι μπορείτε να αναλάβετε τη φροντίδα ενός κατοικιδίου, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή… πάρτε ένα σκύλο ή μία γάτα -ή ό,τι σας κάνει χαρούμενους- για να μπορείτε να διαχειριστείτε το αίσθημα της μοναξιάς και της απομόνωσης!

Ελπίζουμε ότι οι παραπάνω συμβουλές θα σε βοηθήσουν να οργανώσεις καλύτερα την δουλειά σου από το σπίτι, για όσο χρειαστεί! Κι επειδή το υποσχεθήκαμε, παρακάτω θα βρεις μερικά χρήσιμα εργαλεία που προτείνουμε ως λύση σε όσα έχουν ήδη ειπωθεί παραπάνω.

Για καλύτερο συντονισμό προτείνουμε τα εξής: Trello, Pivotal Tracker, Jira, Basecamp, Asana. Κάποια από αυτά, μάλιστα, είναι και δωρεάν! Αφιέρωσε λίγο χρόνο σε αυτό που θα διαλέξεις για να το μάθεις. Η αλήθεια είναι ότι θα σε βοηθήσει γενικότερα, είτε από απόσταση, είτε από κοντά.

Για την επικοινωνία, δοκιμασμένες λύσεις είναι οι εξής: Slack, Skype, Zoom, Blue Jeans, Google Hangouts & Meet, Messenger. Κάποια από αυτά δεν είναι δωρεάν, αλλά αν εν τέλει σου λύνουν τα χέρια, τότε ίσως αξίζει την επένδυση. Το κλειδί εδώ είναι η ομάδα να διατηρήσει την καλή επικοινωνία, ακόμα και από απόσταση. Σημείωσε ότι είναι απολύτως υγιές (και ζητούμενο!) να γίνονται και συζητήσεις εκτός εργασίας σε αυτά τα κανάλια!

Τέλος, το μέσο που θα χρησιμοποιήσεις για να κάνεις την ίδια τη δουλειά σου, μπορεί να το έχεις ήδη online. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρειάζονται κάποια «σουίτα γραφείου», όπως το Microsoft Office ή τα εργαλεία του Google Drive. Το σημαντικό εδώ είναι να εκμεταλλευτείς το cloud, ώστε να αποθηκεύεις τα αρχεία σου με τρόπο που να μπορείς να τα μοιραστείς άμεσα και εύκολα με την υπόλοιπη ομάδα.

Και να θυμάσαι… μένουμε σπίτι, μένουμε ασφαλείς και υγιείς!" 

από την ομάδα του BIZRUPT

 

ΤΑ ΝΕΑ του neakriti.gr ΣΤΟ Google News

Τα δημοφιλέστερα του 24ώρου

Σχόλια